Identificación laboral
Verificación de identidad para empleadores en Chile
Todo empleador en Chile tiene la obligación de verificar la identidad de las personas que contrata, ya sea como trabajador dependiente, prestador de servicios o contratista. El documento oficial de identificación es la cédula de identidad (RUN), emitida por el Servicio de Registro Civil e Identificación. Esta guía cubre los métodos de verificación aceptados, los documentos que puedes solicitar, las obligaciones de protección de datos bajo la Ley 19.628, y un proceso paso a paso para que los equipos de RRHH realicen la verificación de forma segura tanto en procesos presenciales como remotos.
Marco legal aplicable
¿Qué dice la ley chilena sobre la verificación de identidad laboral?
La verificación de identidad en el ámbito laboral en Chile se sustenta en varias normas:
- Código del Trabajo (DFL 1): Exige que el empleador registre a cada trabajador en el contrato individual con sus datos personales completos, incluyendo RUN, nombre y nacionalidad.
- Ley 19.628 sobre protección de datos personales: Regula cómo el empleador puede recolectar, almacenar y usar los datos de identidad del trabajador. Exige consentimiento del titular y medidas de seguridad para evitar filtraciones.
- Ley 20.050 (Registro Civil): Establece que la cédula de identidad es el documento oficial de identificación de todos los chilenos y extranjeros residentes.
- Normativa de la Dirección del Trabajo: Dictámenes que establecen la obligación del empleador de verificar la identidad del trabajador antes del inicio de la relación laboral.
¿Qué RUN debe verificar el empleador?
Debes verificar el RUN (Rol Único Nacional) que aparece en la cédula de identidad del trabajador. Para extranjeros con residencia definitiva, el RUN es el mismo que se asigna al obtener la cédula chilena. Para extranjeros sin cédula chilena (por ejemplo, con visa de trabajo temporal), se identifica mediante su pasaporte vigente y el documento de identidad del país de origen.
¿Qué documentos son válidos para acreditar identidad?
| Documento | Validez | Quiénes lo presentan | |-----------|---------|---------------------| | Cédula de identidad chilena vigente | Documento oficial principal | Chilenos y extranjeros con residencia | | Pasaporte vigente del país de origen | Aceptado para extranjeros sin cédula chilena | Extranjeros con visa temporal o turistas que trabajan legalmente | | Cédula diplomática | Aceptada para personal de embajadas | Funcionarios diplomáticos acreditados | | Permiso de residencia temporal + pasaporte | Aceptado mientras se tramita la cédula chilena | Extranjeros en proceso de obtención de RUN | | Carnet de identidad para menores | Aceptado para trabajadores menores de edad (con autorización legal) | Menores de 18 años autorizados para trabajar |
> Ningún empleador puede exigir documentos adicionales no contemplados en la ley. Tampoco puede retener la cédula de identidad del trabajador como garantía.
Métodos de verificación de identidad para contratación remota
| Videollamada con presentación de cédula | El postulante muestra su cédula de identidad vigente frente a la cámara. El empleador captura pantalla y verifica que la foto coincida con el rostro. | Alto (con verificación visual activa) | Captura de pantalla + copia digital enviada por correo | Gratuito (Zoom, Meet, Teams) |
| Copia digital por correo corporativo | El postulante envía escaneo o foto de ambos lados de su cédula vigente desde su correo electrónico personal. | Medio (riesgo de suplantación si el correo fue comprometido) | PDF o imagen del anverso y reverso | Gratuito |
| Validación vía ClaveÚnica | El postulante ingresa a ClaveÚnica y comparte su pantalla mostrando sus datos personales desde el portal oficial del Registro Civil. | Muy alto (requiere autenticación con ClaveÚnica activa) | Captura del portal oficial con datos personales visibles | Gratuito (el postulante debe tener ClaveÚnica) |
| Presencial en oficina del empleador | El postulante presenta su cédula física en la oficina. El empleador fotocopia ambos lados y verifica contra el original. | Muy alto (verificación física directa) | Fotocopia legalizada o escaneo presencial | Depende de la logística |
| Validación en línea en el Registro Civil (consulta RUN) | El empleador usa el servicio de consulta RUN del Registro Civil (si el trabajador autoriza) para verificar que el RUN corresponde a la persona. | Muy alto (contra base de datos oficial) | Resultado de consulta online | Gratuito (con autorización del titular) |
Proceso paso a paso para equipos de RRHH
Cómo verificar la identidad de un postulante: procedimiento recomendado
Paso 1: Solicita el documento de identidad al inicio del proceso
Incluye la solicitud del documento de identidad en la lista de requisitos de postulación. Indica qué documento se acepta (cédula vigente o pasaporte) y el método de envío (correo electrónico corporativo, plataforma segura o presentación presencial).
No solicites la cédula antes de la primera entrevista. Espera a que el candidato haya superado las etapas iniciales del proceso.
Paso 2: Verifica la autenticidad del documento
Revisa los siguientes elementos de seguridad en la cédula de identidad chilena:
- Fecha de vencimiento: La cédula debe estar vigente. Si está vencida, solicita una actualización.
- Foto y datos personales: Verifica que la foto coincida con el portador (en videollamada) y que los datos (nombre, RUN, nacionalidad, fecha de nacimiento) sean coherentes con la postulación.
- Código de barras y número de documento: El número de documento debe coincidir con el formato estándar de Registro Civil.
- Firma del portador: Compara la firma en la cédula con la firma en el contrato (si hay muestra disponible).
Si tienes dudas sobre la autenticidad del RUN, puedes consultar en el servicio de consulta RUN por nombre y apellido siempre que el titular autorice la consulta.
Paso 3: Registra los datos en el contrato de trabajo
Una vez verificada la identidad, registra en el contrato de trabajo:
- Nombre completo del trabajador
- RUN completo (con dígito verificador)
- Nacionalidad
- Fecha de nacimiento
- Domicilio declarado por el trabajador
El contrato debe ser firmado por ambas partes. Para firmas electrónicas, usa un proveedor certificado por la entidad acreditadora de Chile.
Paso 4: Almacena la copia de forma segura
La Ley 19.628 exige que los datos personales del trabajador se almacenen con medidas de seguridad adecuadas. Recomendaciones:
- Guarda las copias de identificación en una carpeta cifrada o sistema de gestión documental con control de acceso.
- No almacenes copias en servicios de correo electrónico sin cifrar.
- Establece un plazo de retención: conserva los documentos durante la vigencia de la relación laboral y hasta 5 años después de terminada (por prescripción de acciones laborales).
- Transcurrido el plazo, elimina de forma segura las copias de identificación.
Paso 5: Para verificación de antecedentes complementaria
Además de la verificación de identidad, muchos empleadores solicitan el certificado de antecedentes para trabajo como requisito complementario. Este certificado, emitido por el Registro Civil, muestra si el postulante tiene anotaciones penales vigentes.
Obligaciones de protección de datos para empleadores
Ley 19.628: lo que todo empleador debe saber
La Ley 19.628 sobre protección de la vida privada regula el tratamiento de datos personales por parte de empleadores en Chile. Esto incluye los datos de identidad obtenidos durante la verificación de identidad.
Principios clave
1. Consentimiento: El empleador debe informar al postulante qué datos recopilará, para qué fin y por cuánto tiempo. El consentimiento debe ser explícito.
2. Finalidad: Los datos de identidad solo pueden usarse para el proceso de contratación y la relación laboral. No puedes usar la copia de la cédula para otros fines.
3. Proporcionalidad: Solo debes solicitar los datos estrictamente necesarios. No pidas documentos adicionales como claves, certificados médicos completos (salvo que el cargo lo requiera), o información bancaria antes de la contratación.
4. Seguridad: Debes implementar medidas técnicas y organizativas para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida o destrucción. Esto incluye cifrado, control de acceso y políticas internas.
5. Plazo de conservación: Los datos de identidad deben conservarse solo mientras sean necesarios para la finalidad para la que fueron recopilados. Una vez terminada la relación laboral, puedes mantenerlos por el plazo de prescripción de acciones legales (hasta 5 años).
6. Derechos del titular: El trabajador tiene derecho a acceder, rectificar, cancelar y oponerse al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento.
¿Qué dice la nueva Ley de Datos Personales (Ley 21.719)?
La Ley 21.719, que reforma la Ley 19.628 y crea la Agencia de Protección de Datos Personales, entró en vigor en diciembre de 2025. Refuerza las obligaciones anteriores e introduce:
- La obligación de notificar violaciones de datos a la agencia y a los afectados.
- Sanciones más severas por incumplimiento, incluyendo multas de hasta 20.000 UTM (aproximadamente $1.300.000 CLP por infracción).
- La figura del delegado de protección de datos para empresas que procesan datos a gran escala.
Para más información sobre privacidad y protección de datos en trámites de identidad, consulta nuestra guía de datos personales y privacidad.
Escenarios comunes y errores frecuentes
Casos prácticos de verificación de identidad
Escenario 1: Contratación remota de un profesional chileno
Un candidato chileno aplica a un puesto 100% remoto. El equipo de RRHH le solicita:
1. Enviar escaneo de ambos lados de su cédula vigente por correo corporativo. 2. Agendar una videollamada de 5 minutos donde muestra la cédula frente a cámara (el reclutador verifica que la foto coincide). 3. Durante la videollamada, el reclutador captura pantalla de la cédula mostrada. 4. Se coteja el RUN en el contrato contra los datos de la cédula.
Resultado: Verificación completada en menos de 15 minutos.
Escenario 2: Extranjero con visa de trabajo (sin cédula chilena vigente)
Un extranjero con visa de trabajo temporal aún no ha recibido su cédula chilena. El empleador:
1. Solicita pasaporte vigente y visa de trabajo (estamplilla o certificado). 2. Verifica la identidad mediante videollamada mostrando el pasaporte abierto. 3. Una vez que el trabajador obtenga su RUN y cédula chilena, solicita una actualización de los datos.
Resultado: La verificación inicial se hace con pasaporte; la cédula chilena se agrega una vez emitida.
Escenario 3: Duda sobre autenticidad del RUN
Un reclutador nota que el RUN del postulante no coincide exactamente con el nombre en sus documentos. Debe:
1. No descartar al postulante sin verificar. 2. Solicitar al postulante que obtenga un certificado de vigencia de cédula o consulte su ClaveÚnica para mostrar sus datos registrados. 3. Si hay un error en el Registro Civil, el postulante debe solicitar la corrección en una oficina del Registro Civil.
Escenario 4: Postulante se niega a enviar copia de cédula
Algunos postulantes se niegan a enviar su cédula por correo electrónico por razones de seguridad. Alternativas:
- Validación vía ClaveÚnica compartiendo pantalla en videollamada.
- Presentación presencial en oficina.
- Uso de plataforma segura con cifrado.
El empleador debe ofrecer al menos una alternativa segura.
Preguntas frecuentes sobre verificación de identidad laboral
¿Puedo contratar a alguien que tenga la cédula de identidad vencida?
Sí, pero debes solicitar que renueve su cédula dentro de un plazo razonable. La cédula vencida no invalida el contrato de trabajo, pero el empleador debe asegurarse de que el trabajador cuente con identificación vigente para trámites legales y previsionales. El trabajador puede renovar su cédula en cualquier oficina del Registro Civil solicitando un turno para renovación.
¿Qué hago si el RUN del postulante no coincide con su nombre en los registros del Registro Civil?
Si hay discrepancia, pide al postulante que verifique sus datos en el portal del Registro Civil usando ClaveÚnica, o que obtenga un certificado de vigencia de cédula. Si el error está en el registro oficial, debe acudir al Registro Civil para corregirlo. No contrates con datos inconsistentes sin haber aclarado la discrepancia.
¿Puedo pedir la ClaveÚnica del postulante para verificar su identidad?
No. La ClaveÚnica es personal e intransferible. Nunca solicites, almacenes ni uses la ClaveÚnica de un postulante o trabajador. La validación debe hacerse mostrando la pantalla del portal oficial con el consentimiento del titular, no compartiendo credenciales. Consulta nuestra guía sobre ClaveÚnica para más detalles sobre su uso seguro.
¿Estoy obligado a conservar las copias de las cédulas de mis trabajadores?
Sí, pero solo durante el tiempo necesario. La ley laboral exige mantener registros durante la vigencia del contrato y hasta 5 años después de terminado (por prescripción). Pasado ese plazo, debes eliminar las copias de forma segura. La Ley 19.628 y su reforma (Ley 21.719) exigen medidas de seguridad adecuadas para evitar filtraciones.
¿Puedo verificar la identidad de un postulante sin su consentimiento?
No. El postulante debe consentir explícitamente la recopilación y tratamiento de sus datos de identidad para el proceso de selección. Debes informarle qué datos recopilas, para qué fin y por cuánto tiempo los conservarás. Sin consentimiento, no puedes procesar sus datos.
¿Qué documentos necesita un extranjero para verificar su identidad laboral en Chile?
Un extranjero con residencia definitiva debe presentar su cédula de identidad chilena vigente. Un extranjero con visa temporal puede presentar su pasaporte vigente más su visa o certificado de residencia temporal. Una vez que obtenga su cédula chilena (con RUN), debe actualizar sus datos en el contrato.
¿La videollamada es válida como medio de verificación para contratos laborales?
Sí, la videollamada es un método aceptado para verificar identidad en procesos de contratación, especialmente cuando el trabajador está en otra ciudad o país. Se recomienda grabar la sesión (con consentimiento) o al menos capturar pantalla donde se vea la cédula y el rostro del postulante. La firma electrónica avanzada o simple (según el caso) complementa la verificación remota.
Recursos relacionados para empleadores
Fuentes oficiales
Fuentes y referencias
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